COMMENT ORGANISER VOTRE REUNION EN OFFICINE
Pour diverses raisons, mes clients n’organisaient pas de réunions dans leurs officines (manque de temps, répétition des mêmes informations, absence d’ordre du jour etc). Or, les réunions constituent l’un des éléments de base dans le management de votre officine. Ne pas faire de réunion du tout revient à jeter le bébé avec l’eau du bain. Cela dit, où nous apprend- on à organiser de bonnes réunions ? Nulle part.
Le but de cet article est de vous donner des
explications détaillées et un canevas qui vous permettront de mener des
réunions qui auront un profond impact sur l’évolution de votre entreprise.
Pour commencer, noter qu’il existe plusieurs types
de réunions dont :
- Les réunions d'information pour transmettre un message (plus ou moins détaillé) au personnel.
Exemples : arrivée d'un nouveau salarié, rappel de consignes de sécurité, formation, fixation d'objectifs, réunion de service, etc.
-
Les
réunions d’échange. Les collaborateurs échangent sur
un/des sujet (s) particulier (s). A l’instar du débat, chaque participant peut
émettre un avis, poser des questions, proposer de nouvelles pistes de travail,
etc. La posture de chaque employé est donc
« participative ». Le pharmacien titulaire quant à lui aura un rôle
de « facilitateur »
Exemples :
ambiance du service, changement, innovation, avancement de chacun sur son travail etc.
-
Les
réunions de résolution de problèmes ou de crise. Les participants se
réunissent dans le cadre d'un dysfonctionnement, une problématique
particulière, un incident quelconque mis au jour et empêchant le bon
déroulement du travail dans le but de faire évoluer positivement la
situation.
Exemples :
volume d’avariés en hausse, taux élevé d’absentéisme, conflit entre employés
entrainant une dégradation de la qualité de service, pertes fréquentes de
produits etc
-
Les
réunions de prise de décision. Comme leur nom l'indique, l'enjeu de
ces rendez-vous est ici très clair et bien souvent stratégiquement essentiel :
il s'agit de prendre une décision quant à une situation donnée. Les
participants réfléchissent ensemble à la meilleure option possible
Exemples :
choix (fournisseur, technologie, etc.), sélection d'un candidat lors d’un
recrutement, orientation stratégique, etc
Dans les officines, nous observons plus les
réunions de crise ou de résolution de problèmes.
En tant que 1er responsable de votre
entreprise, il est de votre devoir d’organiser des rencontres périodiques avec
tout votre personnel ou vos collaborateurs directs qui se chargeront de faire
le relai. Les réunions permettent de :
- - Rappeler les objectifs et annoncer les
résultats,
- - Communiquer sur les méthodes de
travail,
- - Interagir avec chaque collaborateur,
- - Renforcer la cohésion de l’équipe,
- - Corriger au fur et à mesure les
dysfonctions,
- - Ecouter ses collaborateurs
- - Donner les informations à tout le
personnel en même temps
- - Etc
Les réunions doivent se faire périodiquement. Une fois par mois tout au moins.
Il faut surtout éviter d’improviser devant les collaborateurs. Ils le ressentiront très vite et ne prendront pas au sérieux
ces rencontres importantes pour la pharmacie. La réussite de toute réunion réside dans sa préparation.
Pour qu’une rencontre soit efficace, on doit y
retrouver :
- * Des informations chiffrées (le total des ventes, le volume
des pertes, l’évolution des parts de crédits, le total des retards par employé,
le total des absences, les mini inventaires ou inventaires réglementaires etc)
- * Des
informations subjectives (les périodes de faible
affluence non utilisées par le personnel pour être plus productive, les
bavardages, la faible prise en main du personnel par les assistants etc)
- * Divers
(diverses
préoccupations du personnel, anniversaires, mariages, naissances, etc)
Les durées de ces rencontres dépendent du type de
réunion mais pour des réunions d’échanges ou d’informations, il faut prévoir
une moyenne de 1h30 à 2h maximum pour plus d’efficacité.
Mme GBATO